文件管控平台使用教程

文件管控平台是一个功能强大的web系统，集成了文件存储、共享、在线编辑和多人协作等多种功能。同时公司邮箱结合文件管控平台可以发送不受大小限制的附件。

访问地址：https://docs.msunsoft.com

> 1. 文件管控平台每4小时进行一次文件备份。如需恢复误删文件，请在企业微信联系“IT技术支持”。
2. 个人存储空间配额默认15G，如需扩容，可向管理员申请。申请方式：企业微信联系“IT技术支持”。

员工登录文件管控平台后，就可以上传和新建文件。除个人空间外，员工至少还能看到两个“组文件夹”：
* 组文件夹-“众阳健康公共文件”，所有员工可见。组文件夹权限由系统管理员设置，如有需求请在企业微信联系“IT技术支持”。
* 组文件夹-“员工所在部门”，只有本部门员工可见，组文件夹权限由本部门管理员管理。

# 1. 创建文件/文件夹
点击“+”，选择要创建的文件类型，或者直接从电脑中拖拽文件过来。
此处建立的文件默认只有自己可见。
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_104325_8639790.008765700376120455.png)

新建“文档”、“表格”、“幻灯片”时，可以选择模板文件，快速建立新文件。管理员已经定义了一些公司模板，用户也可以在“模板”文件夹下创建自己的模板文件：
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2024/04/27/2024-04-27_190932_5342600.22883438105313325.png#size=300x150)
# 2. 共享文件
<div class="mrdoc-fragment" data-fragid=3>[片段]文件管控平台共享文件</div>

# 3. 建立圈子将文件共享给一群人
当需要共享文件给一群人，而这些人分属多个部门时，可以使用“圈子”功能。借助圈子，你可以将这些分属于多个部门的人添加到同一个圈子，方便文件共享。

方法如下：
1. 点击“联系人”。找到圈子，点击+，建立一个圈子。
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105120_1271980.9798960039660419.png#size=280x350)
2. 向圈子中添加成员，支持输入用户名、员工姓名或部门名。
3. 然后将文件共享到圈子。
在文件/文件夹上，点击共享，输入前面创建的圈子名称。
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105148_7954310.713704759330449.png#size=300x230)

4. 最后，与共享文件的内部链接类似，别人在文件管控平台中就可以看到你共享的文件/文件夹，或者复制内部链接给对方，让对方直接访问。

# 4. 组文件夹权限控制
> 只有组文件夹管理员才能进行权限设置。如有需求，请在企业微信联系IT技术支持。

点击共享按钮->添加权限规则
可以给每一级文件夹设置不同的访问权限。特别注意的是，设置权限时，组管理员应先给自己设置为最大权限，避免自己把自己阻止。
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/12/28/2023-12-28_140851_7693850.5393331967333952.png#size=500x320)

# 5. 在线编辑
支持多人同时在线编辑（word、excel、powerpoint），文档右上角会显示有谁在同时编辑，如下图所示：
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105326_9861430.24873185483508964.png)
注意：
（1）下载多人同时编辑的文档时，需要手动点一下保存，才会立即更新原文档。否则需要等所有人都关闭文档后，才会自动更新原文档。
（2）避免多人同时在同一行或同一个单元格里编辑，否则其中某人的内容会被另一人覆盖。

## 查看文件历史版本
Office文件，可以查看文件历史版本。当所用用户关闭文档编辑页面，等待约10秒的延迟时间，您就可以看到最新的文档版本。

点击“文件”->版本历史
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105308_3534940.4333973676143288.png#size=200x350)

点击选择的文档版本，右边就会显示文档内容。
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105308_4766240.4330621298949896.png#size=230x370)

点击上方的关闭历史记录按钮，回到当前版本。

# 6. 设置无需登录，对方即可上传文件
此功能可以用来方便的进行收集信息。

在文件夹上，点击外部共享，选择“允许上传和编辑”。然后复制链接地址，发送给对方。
对方使用外部共享链接，可以上传文件到此文件夹。此功能可以。
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105216_1010950.7362485897549004.png#size=300x350)

对方不需登录，打开页面如下显示：
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105344_6163250.600341841267496.png#size=400x220)

# 7. 在文件夹下显示说明内容
此功能有时很有用，比如可以用来向用户说明文件夹的用途等作用。

在文件夹下建立一个扩展名为md的文本文件，命名为“Readme”（区分大小写）或“自述文件”。编辑文件内容，保存。刷新页面，文件内容就会显示在当前文件夹下：
![](https://minio.msunsoft.com:9000/msun/img/2023/07/10/2023-07-10_105250_5821410.3386931958510997.png#size=400x350)

# 8. 文件所有权转移
当因工作交接，需要将文件或文件夹转移给他人时，可以使用文件所有权转移功能。
方法如下：
点击右上角头像->设置，左侧点击“共享”，选择要转移的文件或文件夹，然后选择转移对象，点击“转移”按纽。
此时对方会收到是否接收转移的通知，点击同意后，文件开始转移。文件转移需要一段时间，转移完成后，对方会收到完成通知，同时能看到多了一个文件夹“transferred from xxxxx”